Supposons que vous utilisiez des comptes Gmail gratuits pour vos communications professionnelles.
Vos adresses e-mail peuvent ressembler à un ou plusieurs de ceux-ci:
- electricite-dupont 94@gmail.com
- entreprise.lambda@gmail.com
Vos employés peuvent même utiliser diverses adresses électroniques telles que les proposent Yahoo, Hotmail etc ... ou liées aux fournisseurs d'accès.
Toutefois, votre entreprise est en croissance et/ou vous souhaitez commencer à utiliser des adresses électroniques plus professionnelles, telles que :
- support@nom-entreprise.com
- alain.lucas@nom-entreprise.com
Les clients potentiels sont beaucoup plus susceptibles de faire affaire avec une entreprise utilisant une adresse électronique professionnelle que ceux qui ne l'utilisent pas.
Saviez-vous que vous pouvez facilement obtenir des adresses e-mail professionnelles similaires à celles mentionnées ci-dessus, tout en conservant la même expérience utilisateur Gmail à laquelle vous et votre personnel êtes habitués ?
C’est là que Google Workspace entre en scène.
L'offre de messagerie dans Google Workspace est simplement une version professionnelle de Gmail. Aucune formation n'est nécessaire pour les utilisateurs Gmail actuels.
Vous êtes peut-être conscient ou non de l'étendue des fonctionnalités de votre compte Gmail gratuit, mais vos comptes Gmail incluent aussi Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawing, Google My Maps et Google Sites.
Google Workspace comprend des versions commerciales collaboratives de tous ces éléments, et plus encore avec Meet, Chat ...
1. Propriété des comptes de messagerie
Votre entreprise possède tous les comptes de messagerie des employés. Vos employés ne les possèdent pas. Et si quelqu'un quittait votre entreprise pour travailler pour un concurrent ou pour démarrer une entreprise concurrente, alors qu'il possède personnellement l'adresse électronique que vos clients utilisent pour les contacter, quel impact pour votre activité ?
Dans l’administration de Google Workspace, si une personne quitte la société, vous pouvez immédiatement changer le mot de passe de cette personne et transférer tout le courrier électronique envoyé à son adresse à une autre personne tout en respectant la loi RGPD. Vous pouvez également accéder à tout l'historique de messagerie de cette personne.
2. Propriété des fichiers
Avec Google Workspace, tous les documents, diapositives et feuilles Google créés par les employés sont la propriété de la société.
N'oubliez pas que Google Drive constitue également une alternative de sauvegarde sur le cloud aux services tels que Dropbox. Vous pouvez créer une stratégie d'entreprise obligeant les employés à sauvegarder leurs dossiers et fichiers de travail sur un PC ou un Mac sur Google Drive de leur compte Google Workspace d'entreprise.
Si, par exemple, vous décidiez de licencier un employé, vous auriez un accès complet à tous ses fichiers d’entreprise.
Ci-dessus, nous avons cité l'exemple d'une adresse électronique du type support@nom-entreprise.com. Vous pouvez facilement acheminer les courriels envoyés à ce type d'adresse à plusieurs personnes ou à un système de service client tel que Zendesk, Freshdesk ou Salesforce.
La création d'adresses électroniques de groupe n'entraîne aucun coût supplémentaire. En outre, vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez.
4. Alias Email multiples
Pour tout utilisateur de Google Workspace, plusieurs alias de messagerie peuvent être créés. Voici des exemples:
Pour tout utilisateur de Google Workspace, plusieurs alias de messagerie peuvent être créés. Voici des exemples:
- alain.lucas@nom-entreprise.com
- alucas@nom-entreprise.com
- alain@nom-entreprise.com
Avec des alias de courrier électronique, «Tous les chemins mènent à Rome». Il serait peut-être plus facile de dire verbalement à quelqu'un que votre adresse électronique est alain@nom-entreprise.com, même si votre carte de visite indique le plus formel alain.lucas@nom-entreprise.com.
Il peut même y avoir plusieurs domaines associés au compte de messagerie de chaque utilisateur.
Si vous décidez de renommer votre société et que vous obtenez le nom de domaine associé om-entreprise2.com, vous pouvez ajouter ce domaine à votre compte Google Workspace en tant qu'alias de domaine . Le même principe «tous les chemins mènent à Rome» s'applique. Si un email est envoyé à alain@nom-entreprise.com ou à alucas@nom-entreprise2.com , il sera envoyé à la même boîte de réception.
5. Plus de stockage de fichiers
Le stockage par défaut des comptes Gmail gratuits est de 15 Go. Pour G Suite Basic, 30 Go par utilisateur. Avec Google Workspace Business, le stockage est illimité, ce qui donne à une entreprise beaucoup plus de contrôle administratif sur le partage de fichiers.
6. Sécurité supplémentaire avec la vérification en deux étapes
Google Workspace dispose d'une couche de sécurité importante qui peut être appliquée à tous les utilisateurs, si l'administrateur le décide. Cette couche est appelée vérification en deux étapes.
Si vous vous connectez à Google Workspace à partir d'un ordinateur inconnu, un code de vérification vous sera envoyé par SMS. Lorsque vous êtes hors de portée sur votre téléphone mobile, vous pouvez emporter un jeu de codes de sauvegarde dans votre portefeuille afin d’accéder en toute sécurité à votre compte Google Workspace.
La vérification en deux étapes est particulièrement importante si vous décidez d’utiliser Google Drive comme norme de sauvegarde sur le cloud pour les PC d’entreprise ou vos Mac. Si les employés sauvegardent automatiquement de nombreux fichiers locaux sur le cloud, vous ne saurez jamais quelles informations sensibles peuvent être synchronisées.
Vous pouvez rendre la vérification en deux étapes facultative ou la rendre obligatoire pour tous les utilisateurs.
8. Intégration CRM
À un moment donné, vous pouvez décider d'investir dans un système de gestion de la relation client afin de mieux suivre les prospects, les clients, etc.
Gmail, Google Agenda, Google Contacts, Google Sheets et Google Drive peuvent tous être intégrés à Salesforce. Un certain nombre d'autres systèmes CRM s'intègrent à Gmail.
9. Authentification unique vers d'autres applications professionnelles
Les utilisateurs peuvent être configurés à l'aide de leurs informations d'identification Google Workspace pour se connecter à des applications d'entreprise sur le cloud telles que DocuSign, Salesforce, Smartsheet et Slack, sans avoir à ressaisir leurs noms d'utilisateur et mots de passe pour ces applications.
10. Une interface utilisateur avec le logo de votre entreprise
Le logo de votre entreprise peut être affiché de manière bien visible en haut à droite de l'écran dans l'ensemble de Google Workspace.
11. Assistance
Avec Google Workspace, vous bénéficiez d’ un support client par téléphone, email et chat 24h / 24, 7j / 7 . Il n'y a pas de support pour la version gratuite de Gmail.
L’utilisation de Google Workspace présente plusieurs autres avantages, mais certains d’entre eux sont un peu plus techniques.
N'oubliez pas que vous pouvez facilement transférer votre compte Gmail personnel vers votre compte professionnel. Ainsi, que les gens envoient des messages électroniques à votre "ancien" compte ou à votre "nouveau" compte professionnel, tous les messages se retrouveront dans votre boîte de réception G Suite.
Si vous souhaitez migrer l'e-mail d'un compte Gmail vers un compte Google Workspace, Google fournit un service à cet effet.
12. Loi RGPD
La version gratuite de Gmail n'est pas compatible avec la loi RGPD, ce qui est le cas de la version Google Workspace. Toute entreprise utilisant une messagerie grand public devrait en prendre conscience.
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