Notre courrier électronique peut sembler être une liste de tâches sans fin. Et dans un monde où la technologie nous rend toujours plus connecté, je vous propose quelques règles de base pour conserver votre énergie, votre concentration tout au long de la journée ?
En tant que consultant sur les outils collaboratifs dont la plateforme G Suite, j’accompagne au quotidien les utilisateurs d’une grande coopérative agricole à utiliser des produits tels que Gmail, Google Drive et Google Agenda afin d’être plus productif. Le courrier électronique en particulier peut être une source importante de perte de temps. Gmail vient de fêter ses 15 ans et au cours de toutes ces années, c'est devenu un outil incontournable pour bon nombre d’utilisateurs. Une partie de mon travail consiste à partager des conseils relatifs à Gmail.
Voici mes 10 meilleurs conseils de gestion de la messagerie :
- Réduisez les notifications : ne vous dérangez pas avec des notifications à chaque nouvel courriel arrivé dans votre boîte de réception. Il est plus productif de vérifier votre messagerie de manière proactive. Sur votre téléphone, vous pouvez configurer des notifications seulement pour certains courriels, comme ceux de votre équipe. Cela vous aidera à identifier les emails importants et à vous déconnecter quand vous le souhaitez.
- Répondez dans les 24 heures à tous vos courriels afin d’éviter de recevoir un autre courriel de relance. Donner à votre correspondant une vision temporelle de votre future réponse Exemple : «Bonjour, j'ai bien reçu ton courriel, et je le traiterai en fin de semaine». Cette méthode est un excellent moyen de définir vos priorités communiquées à vos correspondants.
- Fermez votre messagerie 1 à 2 fois par jour : Gmail est nécessaire pour réaliser votre travail, mais c'est aussi la distraction ultime. La plupart des gens laissent Gmail ouvert toute la journée et la vérifient toutes les 30 minutes (sinon plus). Essayez de laisser fermer votre application de messagerie favorite lorsque vous réalisez un travail nécessitant de la concentration, lorsque vous êtes en réunion. La capacité de rester concentrer sans distraction est un objectif important.
- Ne cliquez pas plus de deux fois sur un courriel : si vous lisez un courriel, puis le marquer comme non lu, vous devrez le relire pour vous rappeler quoi faire. Lisez-le une fois pour analyser et baliser votre action future (par exemple, en l’indiquant comme «A répondre» ou «A faire cette semaine»).
- Le tri, la lecture et la réponse aux courriels doivent être des activités distinctes : la plupart des gens hésitent entre trier un courriel pour plus tard, en lire un, en répondre à un et répéter ces actions à l’infini. Nous perdons tellement d’énergie en alternant entre ces activités. Au lieu de cela, dites-vous «Maintenant, je trie tout.» Ensuite, lisez tout ce que vous avez besoin de lire. Et prenez un autre moment distinct pour les réponses.
- Conservez les courriels qui nécessitent une action claire, sinon archivez ou supprimez : Lorsque votre boîte de réception contient des courriels sans éléments d'action clairs, cela donne à votre cerveau la fausse impression d'avoir trop à faire. Soyez impitoyable à propos de la suppression, de l'archivage ou de la répétition de courriers électroniques qui ne nécessitent aucune action immédiate de votre part.
- Ignorer certains courriels : Chaque courriel que vous voyez utilise une infime partie de votre énergie. Gmail vous permet de créer des filtres pour que certains e-mails “ignorent votre boîte de réception” et ne s'affichent pas en tant que nouveaux e-mails. Par exemple, si vous recevez beaucoup de newsletters par courrier électronique, définissez un filtre avec «contient les mots: désinscription». Désormais, ces courriels ne sauront plus une source de distraction, mais vous pourrez les rechercher plus tard.
- Ne mélangez pas vos emails lus et non lus : Combiner des emails lus et non lus dans votre boîte de réception est une source d’anxiété. Les nouveaux courriels doivent entrer dans une section et les courriels que vous avez déjà lus et nécessitant une action doivent être dans une section différente. Vous pouvez créer un boîte de réception multiple volet ou «déplacer» des courriers électroniques vers un libellé différent qui dénote une action spécifique (telle que «Tâche à réaliser» ou «Suivi»)
- Pour rester concentré, lisez vos courriels dans une nouvelle fenêtre : il peut être difficile de répondre à des e-mails urgents lorsque vous êtes constamment tenté d’ouvrir de nouveaux courriels. Ouvrez le courriel dans une nouvelle fenêtre au lieu de vous laisser distraire par les nouveaux courriels arrivant dans votre boîte de réception.
- Pour trouver ce dont vous avez besoin, il suffit de chercher : les libellés peuvent vous aider à rester organisé, mais réfléchissez à la façon dont Google a commencé… via le moteur de recherche ! La recherche dans votre courrier électronique est une action plus pertinente que de fouiller dans les libellés. C’est en réalité un moyen plus rapide de trouver le courriel que vous recherchez. Vous pouvez effectuer une recherche par date, par expéditeur, par sujet (et plus encore) et vous pouvez être encore plus précis via les opérateurs de recherche.