Il y a quelques années, l'entreprise pour laquelle je travaille a pris la décision importante et innovante pour l'époque de transférer l'ensemble de ses salariés vers la plateforme collaborative G Suite de Google. En conséquence, depuis lors, la plupart des équipes (il reste quelques irréductibles !!!) utilisent les produits Docs, Sheets, Slides presque tous les jours, en découvrant leurs fonctionnalités et en expérimentant de nouvelles méthodes de travail.
Dans cet article, je vais partager certaines des fonctionnalités les plus utiles de Google Sheets que j'ai apprises très tôt et qui peuvent considérablement améliorer votre productivité.
Cependant, je ne donnerai pas de comparaison de fonctionnalités entre Google Sheets et Excel; leurs caractéristiques changent si rapidement que cette analyse deviendrait redondante en quelques semaines. Je me concentrerai plutôt sur les avantages de Google Sheets et les nouvelles méthodes de travail rendues possibles par l’émergence des outils de productivité en ligne. D'après mon expérience, de nombreux professionnels de la finance et de la comptabilité travaillent encore avec des feuilles de calcul Excel de la même manière que beaucoup d'entre nous l'ont appris il y a 10 ans, à l'ère pré-cloud (pré-historique ... ☺).
Avantages de Google Sheets
Collaboration
L'avantage le plus immédiat de l'utilisation de Sheets réside dans la possibilité de collaborer de manière totalement nouvelle. La «vieille» procédure de travail consiste à utiliser un fichier maître qu'une personne doit «posséder», qui est ensuite (dans le meilleur des cas) conservée dans un dossier réseau partagé ou envoyée par courrier électronique.
Voici où Sheets est vraiment pertinent. Il existe différents modes de collaboration, allant du mode asynchrone dans lequel vous travaillez de manière indépendante et la plupart du temps à des moments différents, dans le même fichier, à l’édition collaborative simultanée en temps réel. Avec l'édition asynchrone, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de commentaire pour alerter les utilisateurs et leur attribuer des tâches qu'ils peuvent ensuite marquer comme terminées.
Editer une feuille de calcul en direct avec d'autres collègues est un moyen puissant de travailler. La productivité de deux ou trois personnes très compétentes avec Google Sheets, qui construisent rapidement un modèle financier ensemble en temps réel, est vraiment un "spectacle" par rapport à l'ancienne méthode de travail. Les multiples curseurs de différentes couleurs, qui se déplacent simultanément sur l’écran pour créer un fichier pertinent, sont presque comme une vidéo accélérée d’une peinture.
Il y a également de la place pour différents types de participants. Tout le monde n'a pas besoin de pouvoir modifier une feuille de calcul. Il existe des niveaux de droits d'accès, qui garantissent le maintien de la sécurité et de la postérité en accordant aux personnes appropriées le niveau d'accès approprié.
Travailler avec de gros volumes de données
Une des idées fausses est que Sheets convient aux petits calculs mais n'est pas pratique pour les grands jeux de données. Il s'avère que ce n'est plus exact.
Google Sheets permet d'utiliser jusqu' à 5 millions de cellules par classeur. Ces feuilles s'appuient sur une série de formules traditionnelles VLOOKUP, INDEX, MATCH et SUMIF. Copier une nouvelle formule sur une colonne d'environ 25 000 lignes prend environ 10 secondes sur mon ordinateur, ce qui est loin d'être instantané, mais ce n'est pas un obstacle, pour les raisons suivantes:
- Sheets affiche une petite barre de progression utile dans le coin de l'écran, ce qui est plus rassurant que la tendance d'Excel à se figer et à vous laisser deviner quand elle se terminera.
- Vous pouvez également continuer à travailler ailleurs dans le classeur actif pendant la mise à jour des cellules.
CONNEXION À GOOGLE BIGQUERY
Pour analyser des ensembles de données plus volumineux, Google Sheets se connecte désormais à Google BigQuery , ce qui vous permet d'écrire et d'exécuter des requêtes SQL à l'aide des données de Google BigQuery et d'obtenir les résultats directement dans Sheets.
Création de graphiques et liens vers des diapositives Google
Le travail sur le tableur brut est une partie importante de la vie quotidienne du professionnel de la finance, mais même la meilleure analyse a une valeur limitée si vous êtes incapable de communiquer vos résultats de manière convaincante. Cela nous amène à deux autres éléments essentiels de la boîte à outils de la finance: les graphiques et les présentations.
Les présentations dans le monde G Suite sont présentées dans Google Slides qui, sans surprise, ressemble à Microsoft PowerPoint. Le lien entre les feuilles et les diapositives fonctionne très bien et vous permet de vous assurer que les graphiques et les tableaux de votre présentation sont toujours à jour grâce au bouton "Mettre à jour" qui récupère les dernières données de la modélisation, des calculs et des hypothèses sous-jacentes.
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| La fonctionnalité de mise à jour permet d'actualiser les données des graphiques. Rappel du mode de copie du graphique : |
Lors du démarrage d'un grand projet, l'une des premières choses à faire est de créer deux documents: l'un dans Google Slides et l'autre dans Google Sheets. Celles-ci vont de pair avec un lien direct tout au long du projet, fournissant cette "source unique de vérité" pour toutes les données du projet.
Le contrôle des versions
Si vous avez déjà eu la pénible expérience d'un crash d'une feuille de calcul sans possibilité de récupération, entraînant des heures de travail perdues, vous avez peut-être l'habitude de sauvegarder fréquemment de nouveaux fichiers. Cela peut aboutir à de nombreuses itérations de fichiers avec des mises à jour de version fastidieuses (v3.4.0, v3.4.1, etc.)
Grâce à la plateforme G Suite, il est vraiment possible d’avoir un seul fichier tout au long de la vie du projet, grâce au contrôle de version.
Le contrôle de version, accessible via Historique des versions > Afficher l'historique des versions dans le menu Fichier, vous permet de voir toutes les modifications apportées à un document depuis le tout début par le biais d'une ligne de temps pratique, ainsi que le nom de la personne qui a effectué chaque modification. C'est vrai, tout est sauvegardé instantanément. Il n'est pas nécessaire d'appuyer sur la touche F12 toutes les 5 à 10 minutes, d'incrémenter le numéro de version et d'enregistrer, histoire de rester tranquille en sachant que rien n'est perdu en cas de panne.
Lier des feuilles dans des fichiers différents
La productivité dans le cloud rend la fonctionnalité de liaison des feuilles de calcul beaucoup plus pratique et garantit son fonctionnement ! Bien sûr, il est possible de faire référence à d'autres classeurs dans le monde hors ligne d'Excel, mais cela tend à être dangeureux et à se rompre une fois
que les fichiers sont sortis de leur dossier d'origine. Vous verrez souvent des cellules contenant des références obscures à une structure de dossiers sur le disque dur de quelqu'un.
La fonction IMPORTRANGE de Google Sheets vous permet de lier de manière transparente à d’autres fichiers Sheets. Que le fichier soit déplacé ou renommé, les données seront toujours liées et resteront un problème de moins à gérer.
Connexion à des sources de données externes
Obtenir des données dans une feuille de calcul à utiliser est un besoin fondamental. Il existe de nombreuses options. Outre la compatibilité ascendante avec les fichiers Excel, Sheets offre des possibilités infinies via des requêtes XML, HTML et RSS.
Il existe quelques autres options intéressantes qui méritent d’être mentionnées, en particulier pour exploiter les données dans Sheets. Pour les professionnels de la finance, la formule GOOGLEFINANCE peut être utile, ce qui vous permet d'extraire des données directement à partir de Google Finance.
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| Utilisation de la formule GOOGLEFINANCE pour extraire des informations historiques sur le prix des actions |
Bien qu’il ne soit pas comparable à un service professionnel tel que Bloomberg, il s’agit néanmoins d’un excellent outil d’information publique sur les actions et les devises.
Alors, convaincu ?
Je tente au quotidien d'évangéliser mes collègues à Google Sheets et Google Slides. Cependant, tous les collègues ne sont pas dans le même état d'esprit ! Je pense que l'une des difficultés pour une prise en main effective des équipes est le manque de consensus sur l'utilisation des ces produits. Dans le cas des logiciels de bureau, plus les utilisateurs utilisent un certain outil et en comprennent les véritables pouvoirs, plus ils gagnent en efficacité.
Comme tout logiciel, Google Sheets a ses petits ennuis: un raccourci clavier qui ne correspond pas à vos attentes, une fonctionnalité qui manque ou qui ne se comporte pas comme vous le souhaitez, etc. Cependant, dans de nombreux cas, il s'agit également d'une comparaison injuste (avec la suite Microsoft) tant la richesse du produit est effective. Google propose d'ailleurs un guide pour passer de Microsoft Excel à Sheets.
La collaboration est la clé du succès
Les feuilles de calcul sont l’un des outils les plus importants, voire le plus important, de nombreux professionnels de la finance et de la comptabilité. Ce sont vos instruments de prédilection ! Vous passez des centaines, voire des milliers d’heures à les utiliser au cours de votre carrière. Ainsi, comme pour tout outil de travail et environnement, vous avez besoin que vos expériences soient agréables et efficaces.
En résumé, j'ai constaté des gains de productivité considérables grâce aux fonctionnalités de collaboration et aux autres innovations associées à l'utilisation d'applications de productivité basées sur le Web, telles que G Suite, par rapport à leurs homologues de bureau traditionnels. Il est également extrêmement bénéfique d'apprendre à utiliser ces outils au-delà du niveau élémentaire, comme je l'ai démontré dans cet article avec des aspects d'amélioration de la productivité.
Les avantages de Google Sheets, multipliés par le nombre considérable d'heures consacrées à ces outils, peuvent générer des gains énormes, bénéfiques tant pour l'individu que pour l'organisation.
Par conséquent, si vous n'avez pas encore travaillé sérieusement avec Google Sheets, je vous recommande vivement de l'essayer. Vous pourriez vous retrouver accro à l'outil. Si, si !!