Réussissez vos réunions à distance avec G Suite

Ces prochaines semaines et mois, nous allons participer ou initier de plus en plus à des réunions à distance via Hangouts Meet. Je vous propose des bonnes pratiques pour que vous réussissiez vos réunions à distances.

Les réunions

Chaque réunion a une audience, un but et une forme spécifique. Par exemple :
  • Spontanée : pour obtenir une réponse rapide, quand une discussion au travers Hangouts Chat ne suffit plus
  • Un seul interlocuteur et planifiée : point hebdomadaire avec chaque membre de son équipe, résultats trimestriels, entretien avec des candidats,
  • Centrée sur l’équipe et planifiée : réunions hebdomadaires, coordination d’événements, comité de pilotage


Une réunion réussie est la combinaison de trois étapes 

1. Avant la réunion

  • Définissez un agenda clair, consultez les notes et les actions définies lors de la dernière réunion
  • Envoyez l’invitation en y ajoutant systématiquement une connexion Hangouts Meet
  • Vous pouvez ajouter dans l’invitation un lien vers les documents (Docs, Sheets, Slides) qui seront partagés, dans le cas où le partage d’écran durant la réunion est inopérant pour certain,
  • Connectez-vous 5 minutes avant la réunion pour tester si votre micro et caméra fonctionnent 

2. Pendant la réunion

  • Démarrez à l’heure, les participants à distance vous remercieront et ceux ayant réservé la salle pour le créneau suivant aussi,
  • Humanisez les échanges en activant votre caméra et en demandant à chaque participant de faire de même (si le débit réseau vous le permet)
  • Échangez, partagez des liens et des fichiers dans la partie conversation de la réunion ; facilitez les questions / réponses,
  • Enregistrez la réunion pour les absents en demandant l’accord aux participants,
  • Prenez des notes avec Google Keep, partagez-les en direct pour que chacun puisse les voir et les ajuster en temps réel,
  • Assurez-vous que chacun ait pu participer aux échanges (en parole ou en écrit),
  • Si les participants sont nombreux, demandez-leur au début de couper leurs micros
  • Si vous êtes seul, utilisez un casque pour une meilleure qualité de sonore (pour vous et pour les autres)
  • Si vous êtes à plusieurs dans une salle, privilégiez les salles de réunion équipées de Chromebox for meetings.

3. Après la réunion

  • Tous les participants repartent avec le compte-rendu et les actions associées. Ils peuvent directement initier les actions demandées et en assurer le suivi de manière dynamique.
  • Même si vous n’avez pas pu participer à la réunion, retrouvez à tout moment le replay de la réunion, les messages, les fichiers, les notes partagés dans l’historique de conversation de la réunion


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