Comment partager vos feuilles de calcul Google Sheets : tout ce que vous devez savoir !

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Lorsque Google Sheets a été lancé en 2006, l'une de ses fonctionnalités les plus intéressantes était la collaboration en temps réel. Des années plus tard, partager et collaborer sur des feuilles de calcul Google avec n'importe qui, à tout moment, n'importe où, semble toujours aussi magique.

Notez que le partage et la collaboration sont des fonctionnalités légèrement différentes :

  • Collaboration, où vous et d'autres travaillez sur la même feuille de calcul en même temps ou à des moments différents.
  • Partage, où vous publiez simplement votre feuille de calcul pour que d'autres puissent l'utiliser, et même faire leurs propres copies en fonction des niveaux d'autorisation.

Comment partager des feuilles de calcul Google ?

Remarque: vous pouvez partager une feuille de calcul Google via un navigateur web ou un appareil mobile. Cette procédure pas à pas se concentre sur le partage Web. L'aide en ligne de Google incluent des conseils pour la collaboration mobile.

Vous pouvez facilement partager une feuille de calcul Google avec n'importe qui via son adresse e-mail. 

Cependant, seules les personnes disposant d'un compte Google pourront modifier la feuille de calcul Google.

  1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton vert «Partager» dans le coin supérieur droit de votre écran.        




  2. Saisissez les adresses e-mail de chaque personne avec laquelle vous souhaitez partager votre feuille de calcul.
  3. Définissez des limites de partage. Lorsque vous partagez une feuille Google, vous pouvez choisir ce qu'ils peuvent en faire.

    Les niveaux sont :

    • Lecteur : le niveau d'accès le plus bas. Les utilisateurs peuvent afficher, mais ne peuvent pas modifier ou partager le fichier avec d'autres
    • Commentateur : les utilisateurs peuvent faire des commentaires et des suggestions, mais ne peuvent pas modifier ou partager le fichier avec d'autres.
    • Editeur : le plus haut niveau d'accès. Les utilisateurs peuvent apporter des modifications, accepter ou rejeter des suggestions, partager le fichier avec d'autres personnes, ajouter ou supprimer des personnes spécifiques et copier, imprimer ou télécharger le fichier. 
      Remarque: il s'agit du niveau de partage par défaut dans Google Sheets.
    • Paramètres avancés via la roue crantée dans le coin supérieur droit de la fenêtre "Partager avec des personnes et des groupes", vous pouvez également empêcher les éditeurs de modifier l'accès et d'ajouter de nouvelles personnes, et désactiver les options de téléchargement, d'impression et de copie pour les commentateurs et les téléspectateurs.


  4. Ajoutez un message (facultatif). Ajoutez une note pour expliquer pourquoi vous partagez la feuille de calcul ou pour inclure des instructions spéciales,
  5. Envoyer - Cliquez sur le bouton bleu «Envoyer» dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue pour partager la feuille de calcul.

Arrêter, limiter ou modifier le partage

Après avoir partagé un fichier, vous pouvez arrêter de le partager à tout moment. Vous pouvez également empêcher les utilisateurs d'apporter des modifications ou de partager votre fichier.

Pour arrêter de partager une feuille de calcul Google:
  1. Ouvrez la feuille de calcul,
  2. Cliquez sur Partager,
  3. À côté de la personne avec laquelle vous souhaitez arrêter le partage, cliquez sur le droit en cours puis cliquer sur  Supprimer,
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, d'imprimer ou de copier votre fichier:

Si vous partagez un fichier, le propriétaire ou toute personne disposant d'un accès en modification peut modifier les paramètres de partage du fichier.
  1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez limiter,
  2. Cliquez sur Partager,
  3. En haut à droite, cliquez sur la roue crantée,
  4. Décochez la case "Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du contenu",
  5. Revenir sur l'écran précédent et cliquez sur Terminé.
Remarque:  vous pouvez limiter la manière dont les gens partagent, imprimer, télécharger et copier dans Google Drive, Docs, Sheets et Slides, mais vous ne pouvez pas empêcher les autres de partager le contenu du fichier par d'autres moyens, notamment en copiant et en collant le contenu de votre fichier. dans un autre fichier.

Comment faire en sorte que vous seul puissiez partager une feuille Google

  1. Cliquez sur Partager
  2. En haut à droite, cliquez sur la roue crantée,
  3. Décochez la case "Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager des documents",
  4. Revenir sur l'écran précédent et cliquez sur Terminé.

Définir une date d'expiration pour un fichier

Cette option n'est disponible que pour les personnes disposant d'un compte Google Workspace. Pour définir une date d'expiration pour un fichier : 
  1. Cliquez sur Partager,
  2. À côté de la personne avec laquelle vous souhaitez arrêter le partage, cliquez sur le droit en cours puis cliquez sur Accorder un accès temporaire,
  3. Indiquer la date de fin souhaitée du partage,
  4. Cliquez sur Enregistrer


Partager un modèle dans Google Sheets

Il est facile de partager une feuille Google en tant que modèle que d'autres peuvent utiliser et modifier:

Ouvrez votre feuille de calcul Google et cliquez sur le bouton de partage vert dans le coin supérieur droit de l'écran.

Cliquez sur "Obtenir le lien" et sélectionnez "Tous les utilisateurs disposant du lien", puis cliquez sur "Copier le lien".

Vous obtiendrez alors un lien qui ressemble à:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/[id_feuille]/edit?usp=sharing
Pour utiliser le document comme modèle, modifiez la dernière partie de l'URL de

/edit?usp=sharing
par

/template/preview
Le lien doit ressembler à ceci:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/[id_feuille]/template/preview
Désormais, lorsque quelqu'un ouvre le lien, il verra un aperçu du fichier avec un bouton bleu «Utiliser ce modèle».

Lorsque vous voyez une personne anonyme ou inconnue dans un fichier Google Sheet partagé

Les personnes que vous invitez individuellement s'affichent par leur nom lorsqu'elles sont dans le fichier. Les personnes que vous n'avez pas invitées individuellement s'affichent en tant qu'animaux anonymes lorsqu'ils sont dans le fichier.

Vous pouvez voir un nom que vous ne reconnaissez pas ou des "animaux anonymes" en affichant votre document, feuille de calcul ou présentation. Cela peut se produire lorsqu'un document est partagé publiquement ou avec toute personne disposant du lien.

Supprimer les fichiers ou dossiers Google Sheets que les gens ont partagés avec vous

Si quelqu'un a partagé avec vous un fichier ou un dossier que vous ne souhaitez plus voir, vous pouvez le supprimer: accédez à drive.google.com.
  • Sur la gauche, cliquez sur Partagé avec moi.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez supprimer,
  • Cliquez sur Supprimer .
Remarque: vous ne pouvez pas supprimer les fichiers stockés dans les Drive partagés.

Suivi des modifications apportées par d'autres dans Google Sheets partagé

Si vous collaborez avec plusieurs personnes sur un même fichier, il peut être difficile de déterminer qui a apporté certaines modifications et quand. Heureusement, Google Sheets dispose de fonctionnalités robustes pour voir qui a apporté des modifications à un fichier partagé. Vous pouvez:
  • Afficher toutes les modifications apportées à un fichier ou revenir à une version précédente.
  • Voir ce qui a changé depuis la dernière ouverture d'un fichier
  • Voir qui a consulté votre fichier ou avec qui vous l'avez partagé
  • Voir qui a commenté, modifié, déplacé ou partagé un fichier