Une version bêta lancée précédemment permettait de demander et d'examiner des approbations formelles dans Google Docs, Sheets et Slides.
Aujourd'hui, Google annonce étendre cette possibilité à davantage d'utilisateurs. Lorsqu'une approbation est demandée, les approbateurs peuvent approuver le document, le refuser, y ajouter des commentaires ou le modifier. Toutes ces actions peuvent être accomplies directement dans l'environnement sécurisé de Google Workspace.
Le processus d'approbation de documents peut être complexe lorsque les collaborateurs sont nombreux et que différentes priorités doivent être conciliées. Cette fonctionnalité permet d'obtenir des approbations et de déterminer facilement qui en est à l'origine.
En cas de modification d'un document, elle permet également de s'assurer que tous les examinateurs reçoivent une notification et que la dernière version du document fait l'objet d'une réapprobation. Ensuite, une fois que tous les examinateurs l'ont approuvé, le document est verrouillé et ne peut plus être modifié, ce qui protège son intégrité.
Cette fonctionnalité vise à simplifier le workflow qui permet d'obtenir les approbations de contrats et de documents juridiques, ainsi que d'autres situations nécessitant une approbation formelle.
Lorsqu'un document est envoyé pour approbation, les examinateurs reçoivent une notification par e-mail, dans leur navigateur ou dans Google Chat, en fonction du paramètre Web Google Drive sélectionné pour la réception des notifications. Ils reçoivent ensuite un lien direct vers le document.
Si vous définissez une date limite, ils reçoivent aussi des rappels par e-mail indiquant que leur approbation est requise avant cette date. Cette fonctionnalité vous permet également de verrouiller le document afin d'empêcher les utilisateurs de modifier son contenu ou d'y apporter des commentaires et suggestions.
Remarque : Par défaut, les documents restent déverrouillés tant qu'ils n'ont pas été pleinement approuvés.
Si vous demandez leur approbation à plusieurs personnes, le document est considéré comme approuvé une fois qu'elles ont toutes répondu. Si une modification est apportée lors du processus d'approbation, tous les examinateurs doivent approuver la dernière version du document. Dans ce cas, ils reçoivent des notifications par e-mail. Il suffit que l'un des examinateurs refuse le document pour que la demande d'approbation du document soit rejetée.
Une fois que tous les examinateurs ont approuvé le document, il est verrouillé. Les documents verrouillés ne peuvent pas être modifiés tant qu'ils ne sont pas déverrouillés ou approuvés. Le déverrouillage du document annule la demande d'approbation en cours.