Si vous cherchez un moyen simple d'ajouter des notes ou un compte rendu à un événement Google Agenda, lisez attentivement ce qui suit.
Une fois que vous avez fait cela,
- Ajoutez un événement à Google Agenda contenant tous les participants à la réunion,
- Cliquez sur le mot description sous la section Ajouter description ou pièces jointes,
- Cliquez sur le bouton Créer des notes de réunion qui apparaîtra.
Une fois que vous avez fait cela,
- un fichier sous la forme d'un Google Docs est ajouté à l'événement de Google Agenda avec les prénoms des invités.
- le fichier est enregistré à la racine de Mon Drive de l'organisateur contenant tous les détails de l'événement.
- Le document aura été automatiquement partagé avec tous les participants à la réunion avec les droits d'édition
Le document comprend :
- la date
- le nom de l'événement
- les participants
- une partie Notes
- une partie Tâches
Cette fonctionnalité encore méconnue permettra sans nul doute de passer de la « réunionite » à la réunion utile.
Afin de réfléchir à l'intérêt de certaines réunions, je vous livre ces principaux écueils à éviter :
- des ordres du jour non respectés voire inexistants,
- des réunions sans objectif bien défini,
- un manque de préparation de l'organisateur,
- des temps de parole peu équilibrés,
- une fréquence trop élevée qui entrave la production, réduit la productivité d’entreprise,
- des durées beaucoup trop longues, qui vont de plusieurs heures à une journée entière.
Après la réunion, le compte-rendu rappelant les thèmes abordés, les objectifs, et les décisions prises, ainsi que les échéances est déjà partagé à tous les protagonistes.
Ne reste plus qu'à diffuser… la date de la prochaine réunion !
Convaincu par les outils Google Workspace, sachez que vous pouvez profiter d'un test gratuit de 14 jours en cliquant sur le bouton ci dessous.